1. A szabályzat célja:

A Szabályzat célja, hogy biztosítsa a személyes adatok alaptörvény szerinti védelmének érvényesülését, az információs önrendelkezés megvalósulását, továbbá, hogy az Adatkezelő által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza az adatkezelés során irányadó adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.

2. A szabályzat hatálya:

Jelen szabályzat hatálya kiterjed a Kaponya és Társa Kft. teljes egészére, és az összes foglalkoztatottjára (a továbbiakban: Adatkezelő).

3. Fogalommagyarázat:

A GDPR-ban meghatározott fogalmak, amelyek közül jelen belső szabályzat jellegével összhangban az alábbi fogalmak emelendők ki:

• személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.
• adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
• adatkezelő:az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.
• adatfeldolgozó:az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
• címzett:az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.
• harmadik fél:az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.
• nyilvántartási rendszer: a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.
• adatvédelmi incidens: a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
• képviselő: az az Európai Unióban tevékenységi hellyel, illetve lakóhellyel rendelkező és az adatkezelő vagy adatfeldolgozó által a 27. cikk alapján írásban megjelölt természetes vagy jogi személy, aki, illetve amely az adatkezelőt vagy adatfeldolgozót képviseli az adatkezelőre vagy adatfeldolgozóra az e rendelet értelmében háruló kötelezettségek vonatkozásában.
• adatkezelő gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.
• adatvagyon leltár: az adatkezelő által kezelt személyes adatok körének és jellegének felmérését szolgáló dokumentum.
• technikai és szervezési intézkedések: technikai és szervezési intézkedések: az adatkezelő által az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelően meghatározott eljárásrend annak biztosítása és bizonyítása céljából, hogy a személyes adatok kezelése a GDPR-ral összhangban történik. Ezeket az intézkedéseket az adatkezelő felülvizsgálja és szükség esetén naprakésszé teszi.

4. Az adatkezelés alapelvei:

Az Adatkezelő az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi (jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság). Ennek megfelelően Adatkezelő minden esetben megfelelő jogalap szerint, világos, érthető tájékoztatást adva kezeli az adatokat.

Az Adatkezelő a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon (célhoz kötöttség). Az adatkezelési cél meghatározásakor az Adatkezelő mindig konkrét, egyedi célokat határoz meg.

Az Adatkezelő az adatkezelést annak célja(i) szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi (adattakarékosság). Ennek megfelelően az Adatkezelő nem gyűjt és nem tárol több adatot, mint amennyi az adatkezelés céljának a megvalósulásához feltétlenül szükséges.

Az Adatkezelő adatkezelése pontos és naprakész. Az Adatkezelő minden észszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatokat haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek (pontosság).

Az Adatkezelő a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak az adatkezelés céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre (korlátozott tárolhatóság). Az adatkezelési tartam meghatározásakor Adatkezelő mindig az adatkezelési cél szem előtt tartásával dönt.

Az Adatkezelő megfelelő, az adatkezelés jellegéhez, a kezelt adatok köréhez igazodó technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet (integritás és bizalmas jelleg).

Az Adatkezelő felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, továbbá az Adatkezelő igazolja ezen megfelelést (elszámoltathatóság). Ennek értelmében Adatkezelő gondoskodik a jelen belső szabályzatban foglaltak folyamatos érvényesüléséről, dokumentálásáról, adatkezelésének folyamatos felülvizsgálatáról és szükség esetén az adatkezelési eljárások módosításáról, kiegészítéséről.

5. Adatkezelési jogalapok:

A személyes adatok kezelése kizárólag akkor és annyiban jogszerű, amennyiben jogalapok egyike teljesül:

1. Az érintett hozzájárulását adta személyes adatainak egy vagy több konkrét célból történő kezeléséhez (a továbbiakban: hozzájáruláson alapuló adatkezelés);
2. Az adatkezelés olyan szerződés teljesítéséhez szükséges, amelyben az érintett az egyik fél, vagy az a szerződés megkötését megelőzően az érintett kérésére történő lépések megtételéhez szükséges (a továbbiakban: szerződésen alapuló adatkezelés);
3. Az adatkezelés az Adatkezelőre vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (a továbbiakban: jogi kötelezettségen alapuló adatkezelés);
4. Az adatkezelés az érintett vagy egy másik természetes személy létfontosságú érdekeinek védelme miatt szükséges (a továbbiakban: létfontosságú érdeken alapuló adatkezelés);
5. Az adatkezelés az Adatkezelő vagy egy harmadik fél jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ezen érdekekkel szemben elsőbbséget élveznek az érintett olyan érdekei vagy alapvető jogai és szabadságai, amelyek személyes adatok védelmét teszik szükségessé, különösen, ha az érintett gyermek (a továbbiakban: jogos érdeken alapuló adatkezelés).

Az Adatkezelő munkáltatóként létrehozhat/átadhat olyan címeket, elektronikus és telekommunikációs elérési lehetőségeket adott munkavállalója számára, melyek adott munkakör ellátásához kapcsolódnak kizárólagosan, így ezek harmadik fél részére történő kiadása a gazdálkodás során elengedhetetlen, ezt a jogos érdeken alapuló adatkezelést az érintett munkavállalók a munkaviszony létesítésével, fenntartásával elfogadják.Az Adatkezelő minden, a vele végzett gazdasági tevékenység során kapcsolatba kerülő partner tekintetében a hasonló adatok ilyen jellegű rendezettségét feltételezi, s ezért a partnerektől, vagy a partnerekről bármely módon megkapott hasonló adatokat ezen feltételezés alapján használja, vagyis az érintett természetes személy hozzájárulására ilyen esetben nincs szükség.
Az adatkezelés megkezdése előtt az adatkezeléssel érintett üzleti terület vezetőjének felelőssége az adatkezelés céljának, jogalapjának, a kezelt adatok és az érintettek körének meghatározása, a jogszerű adatkezelés feltételeinek kialakítása figyelemmel a beépített és alapértelmezett adatvédelem követelményeire.

6. Az adatvagyon leltár/adatkezelési nyilvántartás vezetési kötelezettség:

Az Adatkezelő a tevékenysége körében végzett adatkezelésekre vonatkozó, a GDPR és a jogszabályok által előírt kötelezettségeknek megfelelő adatvagyon leltárt készít. Az adatvagyon leltár - többek között - tartalmazza az Adatkezelő által kezelt összes adatkört, az adatkezelés célját, jogalapját, tartamát, az érintettek, az adatok forrásának megnevezését, az adattok tárolásának helyét, módját, a hozzáférési joggal rendelkezők körét, adattovábbítás tényét, valamint az adatfeldolgozók adatait.

Adatkezelő adatvagyon leltára elérhető a szervezet belső Intranetes felületén. Az adatvagyon leltár naprakészen tartása az adatkezelési felelős feladata. Új adatkezelések megkezdésekor vagy folyamatban lévő adatkezelési műveletekben történő változáskor tájékoztatni kell őt a módosítandó adatokat illetően.

7. Az érintett jogai és azok érvényesítése:

Adatkezelő a GDPR rendelkezéseivel összhangban az alábbiakat biztosítja az érintettek számára:

1. Tájékoztatáshoz való jog

A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet. Adatkezelő tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára. Az információkat írásban vagy más módon – ideértve adott esetben az elektronikus utat is – kell megadni. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, de mindenféleképpen a kérelem beérkezésétől számított minimum 3 és maximum 30 napon belül tájékoztatja az érintettet a kérelme nyomán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, a 30 napos határidő további 60 nappal meghosszabbítható.
A tájékoztatást és intézkedést díjmentesen kell biztosítani. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, úgy a Adatkezelő, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre ésszerű összegű díjat számíthat fel.

2. Hozzáférés joga

A hozzáférés joga minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet. Az érintett jogosult arra, hogy az Adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy az adatkezelés jellegéről részletes tájékoztatást kapjon. Adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsáthatja.

3. Helyesbítéshez való jog

A helyesbítéshez való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet. Adatkezelő, az érintett erre irányuló kérelme esetén indokolatlan késedelem nélkül helyesbíti az érintettre vonatkozóan pontatlanul kezelt személyes adatokat. Az érintett jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok – egyebek mellett kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.

4. Törléshez (elfeledtetéshez) való jog

A törléshez (elfeledtetéshez) való jog nem illeti meg az érintettet automatikusan, minden jogalaphoz kapcsolódó adatkezelés vonatkozásában, esetről-esetre vizsgálatot igényel a jog fennállása. Az adatok indokolatlan késedelem nélkül törlésére kizárólag a GDPR által meghatározott esetekben szükséges:

1. a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
2. az érintett visszavonja az adatkezelés alapját képező hozzájárulását (hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén), és az adatkezelésnek nincs más jogalapja;
3. az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre a GDPR-rendelet 17.és 18. pontok szerint alkalmazott adatkezelés jogalapok esetében (közhatalmi jogosítványon alapuló vagy jogos érdeken alapuló adatkezelés)
4. a személyes adatok jogellenesen kerültek kezelésre;
5. a személyes adatokat az Adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell;

Az érintett törlési kérelmének Adatkezelő akkor nem tesz eleget, ha az adatkezelés szükséges a személyes adatok kezelését előíró, az Adatkezelőre alkalmazandó jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez.
Amennyiben Adatkezelőhöz törlési kérelem érkezik, az Adatkezelő első lépésként megvizsgálja, hogy a törlési kérelem valóban a jogosulttól származik-e. Ennek érdekében az Adatkezelő elkérhet az érintettől azonosítására szolgáló adatokat, azonban nem kérhet azonosításként olyan plusz adatot, amelyet az érintettről nem tart nyilván. Amennyiben Adatkezelő eleget tesz a törlési kérelemnek, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön. Adatkezelő a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet az a személy(ek) írja(ák) alá, aki(k)nek erre a munkaköri leírása nyomán jogosultsága van. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza: az érintett nevét, a törölt személyes adattípust, a törlés időpontját.

Adatkezelő tájékoztatja a törlési kötelezettségről mindazokat, akik számára a személyes adat továbbításra került.

5. Az adatkezelés korlátozáshoz való jog

A korlátozáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.
Adatkezelő az érintett kérésére korlátozza az adatkezelést, ha a GDPR 18. cikkében megjelölt feltételek egyike teljesül

6. Tiltakozás

Adatkezelő az érintett tiltakozás iránti kérelme esetén a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

7. Adathordozhatósághoz való jog

Az adathordozhatósághoz való jog a hozzájáruláson vagy a szerződésen alapuló adatkezelés jogalap esetében illeti meg az érintettet, ha az adatkezelés automatizált módon történik. Adatkezelő biztosítja, hogy érintett a rá vonatkozó, általa az Adatkezelő számára rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá, hogy ezeket az adatokat az érintett egy másik adatkezelőnek továbbítsa.

Az érintetteket megillető jogokat az adatkezelési tájékoztatóknak mindig tartalmazniuk kell. Adatkezelő feladata az érintetti jogok érvényesítéséhez szükséges kommunikációs csatornák (e-mail szallitas@kaponyakft.hu) működtetése. Az érintetti jogok megvizsgálására, elbírálása, az érintett felé kommunikáció megtételére jogosult személyt a szervezet ügyvezető igazgatója nevezi ki.

8. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása:

Adatkezelő a felelősségébe tartozóan végzett adatkezelési tevékenységekről az alábbi nyilvántartásokat vezeti:
a) adattovábbítások nyilvántartása
b) érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra adott válaszok nyilvántartása
c) hatósági megkeresések és az arra adott válaszok nyilvántartása
d) adatvédelmi incidensek nyilvántartása.

A nyilvántartásokat az Adatkezelő írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban.

9. Adatbiztonsági rendelkezések:

Adatkezelő a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja. Adatkezelő köteles garantálni az általa kezelt adatok bizalmasságát, sérthetetlenségét és rendelkezésre állását. A megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében Adatkezelő a kezelésében lévő minden egyes adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági fokozatba sorol. Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához elemezni kell:

1. a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;
2. azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;
3. azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;
4. az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket;

Az adatkezelés biztonsága megvalósítása érdekében az Adatkezelő fizikai, logikai és adminisztratív kontrollokat alkalmaz együttesen.

Adatkezelő által alkalmazott fizikai kontrollokat pl. az Adatkezelő a jogosulatlan személyek belépésének kiszűrésére alkalmas beléptetési rendszer működtetésével biztosítja, hogy épületébe/irodájába jogosulatlan személyek ne léphessenek be.

Logikai kontroll keretében Adatkezelő biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá [jogosultsági szintek meghatározása munkakörönként; számítógépes adatbázisokhoz való hozzáférés jogosultsági szinteknek megfelelő beállítása; a belső számítógépes hálózatba való belépés felhasználó névhez és jelszóhoz kötése; vagy bármi más, olyan módszer, amely a cél megvalósulását biztosítja]

Adatkezelő adminisztratív kontrollokat alkalmazza, amely révén Adatkezelő biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen [tevékenység logolás; épületbe/irodába való beengedés naplózása (akár papír alapon);]

10. Adatvédelmi incidensek kezelése:

Az adatvédelmi incidens megfelelő és kellő idejű intézkedés hiányában fizikai, vagyoni vagy nem vagyoni károkat okozhat a természetes személyeknek, többek között a személyes adataik feletti rendelkezés elvesztését vagy a jogaik korlátozását, a hátrányos megkülönböztetést, a személyazonosság-lopást vagy a személyazonossággal való visszaélést, a pénzügyi veszteséget, a jó hírnév sérelmét, a szakmai titoktartási kötelezettség által védett személyes adatok bizalmas jellegének sérülését, illetve a szóban forgó természetes személyeket sújtó egyéb jelentős gazdasági vagy szociális hátrányt. Adatvédelmi incidens az adatok biztonságának sérülését jelenti, amely az illetéktelen hozzáféréstől, a roncsolódáson át, a megsemmisülésig számos formát ölthet a gyakorlatban.

Az adatvédelmi incidens észlelése esetén azonnal tájékoztatni kell az adatkezelési felelős kollégát, aki haladéktalanul intézkedik az esemény körülményeinek feltárása érdekében. Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a hatóságnak a http://naih.hu/adatvedelmi-incidensbejelent--rendszer.html felületen keresztül. Az adatvédelmi incidenst nem kell a hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve. Amennyiben a bejelentés nem történik meg 72 órán belül, mellékelni kell hozzá a késedelem igazolására szolgáló indokokat is. Ha az adatvédelmi incidens hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:

1. ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;
2. közölni kell az adatvédelmi tisztviselő vagy a további tájékoztatást nyújtó egyéb kapcsolattartó nevét és elérhető­ségeit, adatvédelmi tisztviselő hiányában a kapcsolattartásra jogosított kollégát;
3. ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;
4. ismertetni kell az Adatkezelő által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. Az érintetteket nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:

1. az Adatkezelő az adatkezelés során megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;
2. az Adatkezelő az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;
3. a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé. Ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

Adatkezelő dokumentálja azon döntését, hogy az incidens jár-e kockázattal a természetes személyek jogaira nézve és szükség van-e a hatóság vagy az érintettek értesítésére.

Amennyiben az Adatkezelő adatfeldolgozót alkalmaz, úgy az adatfeldolgozó szerződésben ki kell kötni, hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst haladéktalanul bejelenteni az Adatkezelőnek az incidens kivizsgálásához szükséges adatokat rendelkezésre bocsátása mellett.

11. Az adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó rendelkezések:

Ha az adatkezelést az Adatkezelő nevében más végzi [például bérszámfejtés, szerver szolgáltatás, honlap üzemeltetés, kamerarendszer működtetése, SaaS szolgáltatás], az Adatkezelő kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.
Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában az adatfeldolgozóval szerződést kell kötni. Ezen szerződés az adatkezelés tárgyát, időtartamát, jellegét és célját, a személyes adatok típusát, az érintettek kategóriáit, valamint az Adatkezelő kötelezettségeit és jogait határozza meg. A szerződés elő- írja továbbá az adatfeldolgozó számára:

1. a személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő írásbeli utasításai alapján kezeli,
2. biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;
3. megfelelő adatbiztonsági intézkedéseket alkalmaz;
4. tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozó Adatkezelői elvárást;
5. segíti az Adatkezelőt az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;
6. segíti az Adatkezelőt az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében;
7. vállalja, hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja erről az Adatkezelőt;
8. az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően az Adatkezelő döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat a Adatkezelőnek, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.
9. Az adatfeldolgozó az adatokat kizárólag az Adatkezelő utasításának megfelelően kezelheti.

Az adatfeldolgozó szerződések megkötése vagy a meglévő szerződések fentiek szerinti kiegészítése minden esetben az adatfeldolgozót bevonni kívánó üzleti terület vezetőjének a feladata. Az adatfeldolgozói szerződést vagy a módosítást a szerződés megkötésével, meghosszabbításával egyidejűleg kell megtenni.

12. Hatályba léptető és záró rendelkezések:

A jelen szabályzat 2018. május 25-én lép hatályba.